Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Anwendung „Chara Technics“ unter technics.chara.church (im Folgenden „App“). Für die Website chara.church gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

1. Verantwortliche

Gemeinschaft Chara e.V.
Patrick Sandhäger und Jannik Fröhlich
Wiesenstraße 6
67813 Gerbach
E-Mail: info@gemeinschaft-chara.de

2. Zweck der App

Die App dient der internen Organisation der Gemeinschaft Chara: Planung von Gottesdiensten und Veranstaltungen, Abläufe, Diensteinteilungen, Songs und Noten, Veranstaltungstechnik (Material, Buchungen, Reparaturen, Rechnungen) sowie Projektplanung. Sie richtet sich an Mitarbeitende und ehrenamtlich Engagierte, nicht an die Öffentlichkeit. Ein Konto wird von Verantwortlichen des Vereins angelegt; eine freie Registrierung gibt es nicht.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Benutzerkonten

• Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Berechtigungen
• Passwort, ausschließlich als nicht umkehrbarer Hash gespeichert
• optional: Zwei-Faktor-Anmeldung (geheimer Schlüssel, Wiederherstellungscodes) und vertraute Geräte
• Anmeldeversuche zum Schutz vor Angriffen; die IP-Adresse wird dabei nur als Hash mit geheimem Schlüssel gespeichert
• Einstellungen, z. B. für Benachrichtigungen

Personen in der Planung

In der Planung können auch Personen erfasst sein, die kein eigenes Konto haben. Je nach Einsatz verarbeiten wir:

• Name, Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer), Profilbild
• Geburtsdatum, sofern angegeben
• Zuordnungen zu Teams, Positionen und Tags
• Diensteinteilungen, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Rückmeldungen auf Dienstanfragen
• Einträge in Abläufen und Projekten, Notizen und hochgeladene Dateien

Sichtbar sind diese Daten nur für angemeldete Nutzer im Rahmen ihrer Rolle. Kontaktdaten und Personenverwaltung sind auf Planer, Manager und Administratoren beschränkt.

Technikbereich

Für Veranstaltungstechnik verarbeiten wir Kontakt- und Rechnungsdaten von Kunden und Ansprechpartnern (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon) sowie Buchungen, Angebote und Rechnungen.

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Organisation der Mitarbeit im Verein, Verwaltung von Konten und Durchführung von Aufträgen im Technikbereich.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse an einer funktionierenden, sicheren Planung (z. B. Schutz vor Anmeldeangriffen, Fehleranalyse, geteilte Ablaufpläne für Mitwirkende).
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: freiwillige Funktionen wie Push-Benachrichtigungen oder Spotify-Verknüpfung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere für Rechnungen.

5. Geteilte Links

Für Veranstaltungen können Verantwortliche Ansichten über einen Link freigeben, z. B. den Ablaufplan, eine persönliche Ansicht für Mitwirkende, einen Besucherplan oder Live-Anzeigen für Bildschirme. Wer den Link kennt, kann diese Ansicht ohne Anmeldung öffnen. Je nach Einstellung erscheinen dort Namen und Einteilungen der Mitwirkenden; Kontaktdaten nur, wenn dies für die Veranstaltung ausdrücklich eingeschaltet ist. Namen lassen sich pro Veranstaltung ausblenden. Geteilte Ansichten lassen sich jederzeit abschalten.

6. E-Mails

Einladungen, Passwort-Zurücksetzen, Dienstanfragen und Erinnerungen versenden wir über unser Microsoft-365-Konto (Microsoft Ireland Operations Ltd., Irland). Dabei werden Name, E-Mail-Adresse und der Inhalt der Nachricht verarbeitet.

7. Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen sind freiwillig und werden auf dem jeweiligen Gerät eingeschaltet. Dafür speichern wir die vom Browser erzeugte Empfangsadresse und die gewählten Kategorien. Die Zustellung erfolgt über den Push-Dienst des Browserherstellers (z. B. Google, Apple oder Mozilla); der Inhalt wird verschlüsselt übertragen. Benachrichtigungen lassen sich jederzeit im Profil oder in den Browsereinstellungen abschalten.

8. Hosting und Dienstleister

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

• Vercel Inc. (USA): Betrieb der App, Speicherung hochgeladener Dateien (Bilder, PDFs) und anonymisierte Ladezeit-Messung (Speed Insights, nur auf angemeldeten Seiten, ohne Cookies). Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten wie die IP-Adresse verarbeitet.
• Neon Inc. (USA): Betrieb der Datenbank. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
• Functional Software Inc. (Sentry) (USA): Fehlerprotokolle zur Behebung technischer Probleme, gespeichert in der EU. Tritt auf einer angemeldeten Seite ein Fehler auf, wird der Ablauf kurz davor aufgezeichnet; Texte, Eingaben und Bilder sind dabei unkenntlich gemacht.
• Pusher Ltd. (Vereinigtes Königreich): Live-Aktualisierung geöffneter Ansichten. Übertragen werden nur Signale, dass sich etwas geändert hat, keine Personendaten.
• Microsoft Ireland Operations Ltd.: E-Mail-Versand (siehe Abschnitt 6).

Mit diesen Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bzw. die Vertragsbedingungen der Anbieter.

9. Übermittlung in Drittländer

Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA. Eine Übermittlung dorthin stützen wir auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, und ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss.

10. Freiwillige Verknüpfungen

Spotify

Für freigegebene Personen kann die App aus den Songs eines Plans eine Spotify-Playlist erstellen. Dabei werden Songtitel und Playlist-Name an Spotify AB (Schweden) übertragen und – bei Nutzung des eigenen Kontos – ein Zugriffsschlüssel für dieses Konto gespeichert. Die Verknüpfung lässt sich jederzeit trennen.

Schnittstellen für Administratoren

Administratoren können der App lesenden Zugriff für eigene Werkzeuge einrichten (API-Schlüssel) oder sie mit dem KI-Assistenten Claude der Anthropic PBC (USA) verbinden. Daten werden dann nur auf Anfrage der jeweiligen Administratorin bzw. des Administrators und im Umfang seiner Berechtigungen abgerufen.

11. Cookies und lokaler Speicher

Die App verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• Sitzungs-Cookie für die Anmeldung
• Cookie für ein vertrautes Gerät bei der Zwei-Faktor-Anmeldung, nur wenn Sie dies wählen
• Hinweis-Cookie, dass auf dem Gerät schon einmal jemand angemeldet war
• kurzlebiges Cookie zur Absicherung der Spotify-Verknüpfung

Im lokalen Speicher des Browsers legt die App Einstellungen und eine Vorschau zuletzt geöffneter Listen ab, damit sie schneller lädt. Es findet kein Tracking zu Werbe- oder Analysezwecken statt; eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist daher nicht erforderlich.

12. Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung), um die App auszuliefern und vor Missbrauch zu schützen. Diese Protokolle werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

13. Speicherdauer

Wir speichern Daten, solange sie für die Planung und Mitarbeit benötigt werden. Scheidet jemand aus, wird das Konto deaktiviert bzw. gelöscht; Angaben in vergangenen Abläufen können zur Dokumentation erhalten bleiben. Rechnungen und zugehörige Unterlagen bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Fristen (bis zu zehn Jahre) auf.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Verantwortlichen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

15. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die App oder die eingesetzten Dienste ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.